TMS: O que é, e quais são suas variações e características

De forma genérica, um TMS (ou Sistema de Gerenciamento de Transportes), é um software aplicativo que se destina a planejar, monitorar e otimizar as operações de transporte de cargas, em seus aspectos operacionais e administrativos, tanto nas empresas que contratam quanto naquelas que prestam serviços de transporte.

Quais os tipos de TMS

A definição acima, porém, não é suficiente para que se possa compreender de fato para que serve esta ferramenta. Isso porque, quando falamos em transporte de cargas, estamos nos referindo a uma atividade que permeia toda a “cadeia de suprimentos”. E dependendo da posição para a qual você olha dentro desta cadeia, diferente será o papel do transporte para cada agente.

É por isso que existem vários tipos de TMS, e neste artigo vamos explorar cada um deles com mais profundidade.

TMS para Embarcadores

Para empresas que contratam serviços de transporte, que neste contexto são chamadas de “embarcadores”, os principais desafios são:

• Selecionar os fornecedores (transportadoras ou operadores logísticos) com o melhor custo / benefício;
• Garantir que os serviços são executados pelos fornecedores dentro das condições (preços e prazos) combinadas;
• Prestar informações precisas aos clientes internos e externos a respeito do trânsito das mercadorias;
• Evitar o pagamento de taxas indevidas ou calculadas incorretamente, lembrando que além do frete propriamente dito, existem vários outros componentes no custo do transporte (seguro, taxas, pedágio, insumos, etc.) que tornam o cálculo bastante complexo;
• Apurar e analisar os KPIs (indicadores chave de desempenho) do setor;
• Controlar os impostos incidentes sobre os serviços de transportes e os seus respectivos créditos que podem ser recuperados em outras operações.

Nos embarcadores, a atividade de transporte de mercadorias geralmente não representa o objetivo principal da empresa, mas é necessária apenas para o abastecimento de matérias-primas ou para o escoamento da produção.

Mas se considerarmos que mesmo embarcadores de pequeno porte chegam a contratar milhares de transações de transporte todos os meses, sendo que para cada uma delas todas as etapas acima devem ser observadas, fica evidente a necessidade de uma ferramenta que automatize as tarefas a serem executadas pelo setor de logística.

É exatamente este o papel do “TMS para embarcadores”: ele é uma ferramenta que possibilita ao setor de logística das empresas executar todas as atividades de planejamento e controle das operações de transporte de mercadorias com total segurança e de forma totalmente automatizada.

Uma outra forma de definir o TMS para embarcadores é pensar que ele será o responsável pelo controle da COMPRA DE FRETES, ou seja, os embarcadores COMPRAM fretes das transportadoras.

A título de exemplo, GESTOR LOGÍSTICO, que é um serviço da Tecnovia que simplifica e otimiza todas as atividades da área de logística, utiliza o TMS Embarcador como principal ferramenta de apoio.

TMS para Transportadoras

Já quando falamos das empresas que prestam os serviços de transporte de mercadorias para terceiros, o transporte representa sua atividade fim, ele é a razão da sua existência.

Neste caso, os desafios são totalmente diferentes, e podemos citar entre os principais deles:

• Manter a frota de veículos em boas condições;
• Praticar preços competitivos, compatíveis com a concorrência e que permitam a geração de lucros;
• Conquistar e manter clientes;
• Gerar a documentação fiscal exigida pela legislação para a execução das operações de transporte (o que requer a emissão de CT-es, NF-es, e MDF-es, dependendo de cada operação);
• Contratar motoristas, ajudantes e demais colaboradores (podendo ser funcionários ou terceirizados), e cuidar para que seus pagamentos sejam feitos de acordo com a legislação do setor;
• Contratar empresas seguradoras e prestar-lhes as informações necessárias para garantir a segurança dos valores transportados;
• Determinar os riscos de cada operação e tomar providências para mitigá-los;
• Definir a melhor alocação das cargas nos veículos, e o melhor trajeto para cada veículo;
• Monitorar a execução dos serviços pelos motoristas / veículos;
• Controlar ocorrências e inconformidades durante a execução dos serviços, e tomar as providências necessárias para corrigi-las;
• Prestar informações aos clientes, enviando-lhes também os documentos fiscais (CT-es, etc.) e operacionais (comprovantes de entrega, relatórios, etc);
• Cobrar os clientes pelos serviços executados, dentro das condições negociadas, e controlar os recebimentos;
• Apurar e analisar os KPIs (indicadores chave de desempenho) das atividades e do mercado;

Como pode-se observar, as necessidades e preocupações de uma transportadora são completamente diferentes daquelas de um “embarcador”. Por isso, a ferramenta que as transportadoras utilizam pouco se parece com aquela voltada para os embarcadores – em comum elas praticamente só tem o nome TMS, mas suas funcionalidades e objetivos são completamente distintos.

Uma outra forma de definir o TMS para transportadoras é pensar que ele será o responsável pelo controle da VENDA DE FRETES, ou seja, as transportadoras VENDEM fretes para os embarcadores.

TMS para Operadores Logísticos

Existe ainda uma terceira categoria de usuários dos sistemas TMS que são os operadores logísticos. Eles se propõem a “terceirizar” todas as atividades da logística de uma empresa, e entre essas atividades estão as operações de transportes.

No que se refere aos transportes, os operadores logísticos posicionam-se ENTRE os embarcadores e as transportadoras. Ou seja, usando as definições que apresentamos anteriormente, eles COMPRAM fretes das transportadoras, e os VENDEM para os embarcadores.

Os operadores logísticos são, de certa forma, intermediários nas operações de transportes, agregando valor de diversas maneiras (otimização das cargas, utilização de vários modais, etc).

Para atender às necessidades de um operador logístico, um TMS precisa portanto ser capaz de, pelo menos, atuar como um TMS para embarcador e também como um TMS para transportadoras.

Mas não só isso: Como as operações aqui são em geral bem mais complexas, podendo inclusive envolver vários modais (rodoviário, ferroviário, cabotagem, aéreo, etc) em uma mesma operação, o TMS para Operadores Logísticos deve ter funcionalidades bem mais sofisticadas.

Entre os requisitos a que ele deve atender pode-se ressaltar a necessidade de analisar a rentabilidade de cada operação, ou seja, a diferença entre o custo dos serviços prestados e a receita obtida por eles. Esse tipo de análise só poderá ser feita se o TMS de fato possuir as duas “visões” integradas, o que não é possível com a utilização de sistemas diferentes, um para a compra e outro para a venda de fretes.

Fonte https://www.tecnovia.com.br/2018/06/11/tms/?utm_campaign=divulgacao_do_post_tms_o_que_e_e_quais_sao_suas_variacoes_e_caracteristicas&utm_medium=email&utm_source=RD+Station