Cinco dicas para usar o Google Drive na sua empresa

Não é difícil perder o controle de seus arquivos no Drive depois de algumas sincronizações.

O Google Drive já é uma realidade nas empresas, mas poucos sabem usar ao seu favor. Tanto espaço disponível e facilidade de se armazenar acaba dando margem ao caos e à desorganização. Não é difícil perder o controle de seus arquivos no Drive depois de algumas sincronizações.

Quando você usa o Drive é possível focar em ter menos arquivos com maior qualidade sem se preocupar em nomear as versões 1, 2 e 3 ou a famosa versão final. No Drive, você pode sempre voltar a uma versão anterior se alguma alteração indevida for feita.

Então, por exemplo, se mandar um arquivo para alguém e ele fizer uma série de alterações, mas depois notar que faltam informações que estavam no documento e foram apagadas, pode ser aberto o histórico de revisões e pode reverter o documento para a última versão.

Conheça algumas dicas que podem ajudar a organizar a sua empresa:

Mantenha seus arquivos no Google Drive em pastas

O maior mal da desorganização digital são os arquivos soltos. Para isso, crie pastas, já que o Drive permite criar quantas você quiser, então, abuse dessa funcionalidade. Você pode organizar os arquivos em categorias como “Trabalho”, “Pessoal”, “Estudo”, ou, se você usa para arquivar dados do mesmo tipo, separá-los em datas, por exemplo.

Diferencie tudo com cores

Organizar seu Google Drive pode ser uma tarefa mais simples se você atribuir cores às pastas. Assim, você determina um novo nível de organização, permitindo navegar e identificar os locais de arquivos bem mais rápido. Você pode trabalhar com identificação de cores por tipo de pasta e diferentes tons da mesma cor para determinar a importância ou o tempo dos arquivos, por exemplo.

Faça limpezas periódicas

Muitas vezes, a bagunça se dá por excesso de coisas que não usamos — e, na vida online, não é diferente. Procure dar uma geral em seus arquivos de vez em quando, apagando aqueles que já não servem para nada.

Assim, você evita aquele mundo de documentos que vai atrasar você na hora de achar o arquivo certo, sem falar no espaço que fica disponível pra coisas mais importantes. Lembre-se: menos é mais.

Preste atenção para os arquivos compartilhados

Arquivos compartilhados também devem ser organizados. Quantas vezes você ou alguém teve que pedir novamente o link de um arquivo que foi compartilhado com algum grupo? Para evitar isso, crie uma pasta também para arquivos compartilhados por outras pessoas e adicione-os ao seu Drive. Assim, você ganha tempo quando precisar acessar esses documentos novamente.

Hierarquia de pastas e como nomear os seus arquivos

Quando falamos em nomeação de artigos, precisamos pensar em busca. Um hábito comum entre os usuários de drive é de buscar os seus arquivos diretamente no campo de busca ao invés de navegar por diferentes pastas. Por isso você tem que se certificar que a nomeação seja feita de uma maneira fácil de encontrar o arquivo quando alguém tiver buscando baseado em palavras chaves ao invés de nomeá-lo baseado em versões diferentes do mesmo arquivo.

Cláudio Santos é CEO da Santo Digital, empresa líder em Google Apps for Work e Google Cloud Platform.

Fonte http://www.administradores.com.br/noticias/tecnologia/cinco-dicas-para-usar-o-google-drive-na-sua-empresa/113928/