Reuniões são uma contradição corporativa.
Uma prática essencial que gera ideias inovadoras, mas que também suga a vida dos colaboradores. Por todo o mundo, pessoas definham em salas de conferência tentando prestar atenção uns nos outros, ouvindo apresentações chatas e divagantes, e imaginando a razão de não estarem terminando seu trabalho.
Não faça isso com seus colaboradores!
E pra te ajudar, aqui vão quatro dicas que você pode usar para manter os colaboradores engajados e produtivos durante as benditas reuniões:
1. Seja pontual
Como diz o ditado, tempo é dinheiro. Cada tique-taque do relógio se reflete no resultado final da sua empresa.
Reuniões são grandes investimentos e devem gerar um retorno substancial. Então, antes de realizar uma reunião se pergunte se o custo de realizar a reunião irá compensar. Em outras palavras, os benefícios excederão o custo?
Além disso, reuniões não devem ter mais de 45 minutos, pois os seres humanos se concentram melhor durante esse período (há quem diga que são apenas vinte). Se a agenda claramente for demorar mais tempo (o que não deve, salvo circunstâncias especiais), divida a reunião em períodos de 45 minutos com um descanso de – pelo menos – 10 minutos entre eles.
2. Tenha uma pauta que faça sentido (e se atenha à ela)
Reuniões não somente “levam tempo”. Elas também causam impacto na forma como gerenciamos o nosso tempo. Aproximadamente 75 por cento dos profissionais admitem fazer trabalhos não relacionados em reuniões, de acordo com uma pesquisa da empresa norte-americana, Wolf Management Consultants.
Por isso, considere muito bem a frequência com que as reuniões são marcadas durante um projeto específico.
Você realmente precisa de atualizações de status diários, ou isto pode ser mudado para atualizações semanais?
Entenda que reuniões tiram as pessoas de seu fluxo de trabalho normal e promovem a famosa procrastinação. A maioria das pessoas considera a meia hora antes e depois das reuniões como tempo perdido. As pessoas que tentam trabalhar dentro deste prazo muitas vezes chegam atrasadas, o que só aumenta o problema das reuniões.
3. Seja seletivo sobre quem participa da reunião
Apenas convide as pessoas capazes de contribuir para a discussão e decisão. Desta forma, os colaboradores se sentem valorizados e são mais propensos a se envolver de forma positiva na discussão.
Parece uma dica óbvia, mas não é. Acontece de tudo em reuniões pelo mundo afora.
Todos precisam entender que o tempo deles é valioso. Quando você chama pessoas que não estão realmente ligadas ao tema, além de a reunião demorar mais, fica a sensação de que você não soube se organizar.
Vai dizer que você nunca foi chamado para uma reunião e ficou pensando: Meu Deus, o que é que eu estou fazendo aqui!?
4. Determine se você realmente precisa de um encontro presencial
Esta uma a pergunta fundamental que as pessoas devem se fazer. Vivemos em um mundo de Skype, e-mail, Wikis e um milhão de outras ferramentas de colaboração.
Essas ferramentas não tornam todas as reuniões irrelevantes – especialmente aquelas que envolvem a resolução de problemas, brainstorming e outros tipos de pensamento criativo – mas podem ser usadas para liberar um pouco de tempo, se utilizadas de forma eficaz.
Se puder resolver remotamente, não marque um encontro presencial. A não ser é claro, que esteja todo mundo na mesma localidade!
Conclusão
Sejamos honestos: A verdade é que muitas empresas perderam de vista o verdadeiro propósito das reuniões.
O que começou como um meio simples de reunir as pessoas para resolver os principais problemas, se transformou em uma ferramenta usada em demasia e que muitas vezes drena o tempo e a paciência de todos.
Pois bem, estas quatro dicas não vão garantir que suas reuniões sejam um estrondoso sucesso, mas já vão ajudar muito e evitar que, quando você convocar, as pessoas pensem:
“De novo?”.
Fonte http://recursosehumanos.com.br/artigo/reunioes-corporativas/?utm_source=Rede+O+Gerente&utm_campaign=70ed146ce6-Recursos_E_Humanos_27_02_2015&utm_medium=email&utm_term=0_651183821a-70ed146ce6-106172596
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