por Felipe Datt
As encomendas começam a ganhar volume, mais e mais clientes fazem pedidos simultâneos e sua empresa se vê às voltas com um dilema: como dinamizar a logística de distribuição? Afinal, entregar um produto com qualidade e no prazo combinado com o cliente é tão vital para o negócio quanto a venda em si. Por isso, repassar esse serviço para uma empresa especializada pode ser a melhor maneira de agilizar a operação, liberando o empresário para cuidar do gerenciamento do negócio.
Encontrar o parceiro certo para realizar a distribuição não é tarefa das mais fáceis. Segundo dados da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), existem no Brasil mais de 71 mil transportadoras e distribuidoras especializadas na entrega dos mais diferentes tipos de mercadoria. A escolha envolve fatores como tipo de produto, perfil do cliente e distâncias a serem percorridas. Confira aqui o passo a passo para organizar a distribuição da sua empresa, do gerenciamento do estoque até a negociação do contrato com a distribuidora.
1 >>> DE OLHO NO ESTOQUE
Antes de escolher o sistema de distribuição e a operadora, é necessário prestar atenção a uma etapa anterior. “A empresa só poderá começar a transportar depois que a mercadoria tiver sido comprada e estiver pronta para ser embarcada, principalmente se forem itens de reposição contínua”, diz Lemílson Almeida, professor de Estratégias e Operações do Varejo do Provar/FIA. “É preciso muita atenção a essa fase. O empresário deve calcular com precisão quanto tempo a mercadoria levará para chegar à sua empresa, considerando fatores como distâncias, prazos de manufatura e tempo de processamento desse pedido pelo fornecedor.”
Qualquer mercadoria tem um custo logístico inerente à sua manutenção em carteira. Como regra geral, o melhor é investir em produtos com giro maior, em detrimento daqueles que vendem a cada três ou quatro semanas e ocupam espaço de armazenamento. “É a lógica com que todo varejista trabalha. É preciso reduzir o número de itens em estoque e gerir seus produtos segundo categorias de importância”, diz Almeida. Independentemente do porte, qualquer empresa varejista tem uma função logística por natureza: ela produz (ou compra no atacado), armazena e vende ao cliente de forma fracionada. O segredo é encontrar uma fórmula em que o estoque seja simplesmente o equilíbrio entre as duas funções logísticas mais importantes, que são comprar e vender.
2 >>> A OPÇÃO PELA TERCEIRIZAÇÃO
Na hora de entregar seu produto ao cliente, o empresário pode optar por usar transporte próprio ou terceirizar. Salvo raras exceções — clientela reduzida, área de entrega restrita —, recorrer a uma operadora é a melhor opção. “Não faz sentido o empresário ter de se preocupar com a maneira como a entrega será feita”, diz Júlio Alencar, especialista em produção do Sebrae-SP. “Contratar uma distribuidora é a melhor maneira para a empresa adquirir, de forma rápida, uma competência que não domina.”
Alguns empreendedores hesitam em contratar um distribuidor por temer os custos embutidos nesse serviço. Mas, na ponta do lápis, manter frota própria costuma sair mais caro para o empresário, pois ele tem de arcar com despesas como manutenção do veículo, seguro, combustível, impostos, gastos com possíveis acidentes e multas. Além disso, quem não terceiriza é obrigado a contratar e a manter funcionários responsáveis pela entrega, com todos os encargos inerentes, mesmo em períodos de baixa demanda.
A decisão também deve se basear no custo logístico de entrega para os mercados onde o empreendedor deseja atuar. “É preciso verificar o volume de vendas que existe para determinadas regiões e negociar com a empresa logística. Se houver volume, será muito fácil negociar preços menores”, diz Lemílson Almeida, do Provar/FIA. Eventualmente, a empresa pode adotar a estratégia de subsidiar o frete, para fidelizar ou atrair novos clientes — nesse caso, a terceirização também é a melhor pedida.
Contratar uma operadora é bastante vantajoso em períodos de grande produção e em picos sazonais, como o Natal. O empresário Marko Mello montou, em 2009, a Mongo T-Shirt, uma pequena empresa de camisetas customizadas. “Comecei divulgando para amigos e vendendo uma média de cinco itens por semana. Algumas eram entregues com meu próprio carro. Mas, com o tempo, os pedidos aumentaram, vindos inclusive de fora do estado. Em um mês de dezembro, cheguei a receber 50 pedidos por semana”, diz. A saída foi utilizar os Correios. “Poderia até ter funcionado, já que o serviço é satisfatório, mas tive problemas quando eles entraram em greve”, diz. Segundo o professor Almeida, não é recomendável contar com a distribuição pelos Correios. “Não é um serviço barato. As empresas privadas de distribuição já dispõem dos mesmos recursos e cobram preço similar. Portanto, é melhor contratar uma operadora e ter certeza de que o cliente será bem atendido”, diz. As datas de maior demanda exigem planejamento antecipado, diz o especialista. “Da mesma maneira que, no Natal, os pedidos aos fornecedores são feitos com meses de antecedência, também a logística de distribuição deve ser pensada de modo que esse produto chegue aos clientes dentro de um prazo satisfatório.”
3 >>> A ESCOLHA DA TRANSPORTADORA
Encontrar uma empresa de confiança em um mercado com tantas opções não é tão simples. Para começar, é fundamental verificar o perfil dos seus clientes e o mercado em que sua empresa está inserida. Seus concorrentes cobram frete? Entregam com hora marcada? Esses indicadores de nível de serviço em logística servirão de base para criar o seu sistema de distribuição.
Produtos específicos requerem transporte especial. Para atender suas 14 lojas próprias em São Paulo, Itupeva (SP) e Vitória (ES), além de 14 franquias espalhadas pelo país, a importadora e varejista de vinhos Expand percebeu que seria melhor terceirizar. “Trabalhamos com uma grande transportadora, que traz nossos vinhos importados do Espírito Santo para São Paulo. Para os trajetos menores, usamos os serviços de oito empresas de menor porte”, conta o diretor de Operações da marca, Roberto Jerger Fialkovitz. Para distribuir o produto, de alto valor agregado, a empresa faz questão de carros refrigerados e climatizados. “Para nós, importa menos o tamanho da transportadora, e mais a qualidade do transporte.”
Se o negócio exigir uma operação especial para lugares mais longínquos, companhias que realizam entregas expressas podem ser uma boa alternativa. A loja virtual Giuliana Flores tem como estratégia escolher, para algumas praças, empresas com excelência em cada região. “Quando as transportadoras têm base própria em determinadas capitais, fica mais fácil resolver problemas com os clientes”, diz o gerente de marketing Juliano Souza. Criada há 21 anos, a empresa recebe uma média de 600 pedidos por dia, e entrega em mais de 1.100 cidades. Para garantir uma distribuição no prazo e com qualidade, a Giuliana Flores fechou parcerias com cinco transportadoras que atendem o mercado nacional e outras duas apenas para a região da Grande São Paulo. Ter controle sobre a capacidade de atendimento é fundamental. “Trabalhamos com um sentimento, mais do que com um produto, e o cliente é criterioso”, diz Souza. “Se as flores não chegam no dia e na hora marcados, perdem o sentido. Por isso, escolhemos minuciosamente nossos parceiros logísticos”, diz.
4 >>> A NEGOCIAÇÃO DO CONTRATO
Alguns itens precisam constar obrigatoriamente no contrato entre a empresa e a transportadora. O documento deve apresentar claramente qual é a infraestrutura oferecida pela empresa de logística. As melhores distribuidoras contam com um sistema automatizado, que permite ao varejista acompanhar o trajeto do produto. No contrato, também deve constar o tipo de seguro oferecido em caso de dano às mercadorias. “Outra precaução importante é deixar claro para a empresa contratada que o seu cliente também é cliente dela. A preocupação é que ela ofereça um serviço com o nível de excelência com o qual sua empresa está acostumada”, diz Alencar, do Sebrae.
Avaliar aspectos administrativos e financeiros da contratada e seus critérios de trabalho é uma medida importante. “Vale a pena optar por uma empresa com uma normatização ISO para aquele determinado tipo de transporte”, diz Fialkovitz, da Expand. Verifique ainda se a área de entrega é bem coberta: em caso de grandes volumes, é possível negociar um contrato com menos custos. Vale frisar que muitas transportadoras exigem um prazo mínimo de tempo entre o pedido e o serviço. Em alguns casos, o contrato pode prever uma demanda mínima de remessas.
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