Mapeamento de Processos

A maioria das empresas organiza-se em grupos funcionais verticais (setas em azul na figura abaixo), com setores agrupados por semelhança de atividades…

… enquanto os processos, informações e subprodutos, fluem na horizontal (setas em vermelho na figura abaixo).

Um fluxo de trabalho horizontal, combinado com uma organização vertical gera uma série de dificuldades. É exatamente nas interfaces da estrutura organizacional vertical com o fluxo de trabalho horizontal que encontramos os pontos vitais para executarmos a gestão dos processos. Estas interfaces entre os departamentos podem ser os pontos fortes ou fracos na execução dos processos em uma organização. O mapeamento dos processos nos ajuda a entender a sequência de atividades em cada processo interno da organização. É importante que se entenda que as decisões tomadas em um departamento influenciam no processo e consequentemente têm implicações nos outros departamentos.

O mapeamento de processos refere-se às atividades envolvidas para definir exatamente o que uma organização faz, quem são os responsáveis, quais as atividades e padrões de um processo que deverão estar finalizadas conforme a sequência planejada, e como o sucesso de um processo pode ser determinado.

Uma vez feito isso, não pode haver incerteza quanto às exigências de cada processo interno. Então, podemos dizer que uma ilustração dos processos foi produzida. O primeiro passo para ganhar controle sobre uma organização é conhecer e entender os processos básicos.

A ISO 9001 exige que uma organização siga uma abordagem de processo para realizar a gestão do seu negócio, e para esse fim a criação de mapas de processos de negócios vai contribuir muito. A organização pode, então, trabalhar para garantir que os seus processos são eficazes (o processo certo é seguido pela primeira vez) e eficiente (continuamente melhorado para garantir que os processos utilizem cada vez menos recursos).

É uma ilustração gráfica do processo a fim de identificar o fluxo ou sequência de eventos em um processo.

• Defina a profundidade com que se deseja estudar o processo;
• Determine as etapas mais importantes do processo;
• Coloque as etapas na sequência com que ocorrem;
• Use símbolos para representar a função de cada etapa

• Todas as etapas do processo que agregam ou não agregam valor;
• Entradas principais do processo;
• Itens de controle.

• As pessoas com maior conhecimento sobre o processo começam a trabalhar juntas;
• Identificação de oportunidades para eliminar etapas, principalmente as que não agregam valor;
• Identificar gargalos.

O objetivo principal do mapeamento de processos é ajudar as organizações a se tornarem mais eficientes. Um mapa de processo claro e detalhado permite que empresas de auditoria externa possam entrar e constatar se as melhorias propostas poderão ser feitas no processo atual.

O mapeamento de processos tem um objetivo específico, e ajuda a medir e comparar esse objetivo junto com os objetivos da organização inteira, para se certificar de que todos os processos estão alinhados com os valores e capacidades da organização.

Na realização de um projeto Seis Sigma, a equipe usa o mapeamento dos processos como uma série de fluxogramas multifuncionais.

Autor: Mauricio Miranda Filho

Fonte: http://www.advanceconsultoria.com