Desde a criação de visibilidade para o progresso e os custos de projetos, até o suporte de treinamento para a manutenção de práticas consistentes e repetíveis, PMOs são requisitados a fazer muitas coisas. Mas até mesmo os melhores PMOs muitas vezes são desafiados nas áreas de definição de seu valor dentro da organização, e assim um bom PMO deve se autopromover.
Esta promoção interna deve incluir:
- Consciência de que trabalho o PMO faz
- Engajamento com a comunidade mais ampla de stakeholders
- Engajamento com outros departamentos da organização
- Demonstração de valor para os grupos de gestão e liderança executiva
- Compreensão do Retorno sobre o Investimento
- Definição do papel do PMO na organização
- Conexão Estratégica com os objetivos da empresa
Talvez o mais crítico é que este esforço promocional é uma questão de sobrevivência. Sim, não importa que grande trabalho esteja sendo conduzido pelo PMO, e que boas conquistas já foram feitas, se ninguém fora o PMO sabe, então eles não vão valorizar o escritório de projetos.
Tal promoção do PMO pode ser considerada em duas categorias: Reportes e Marketing.
Reportes tratam de satisfazer o mantra “não se pode gerenciar o que não se pode medir”, e assim o ponto de partida essencial é criar uma linha de base atual sobre o status de seus projetos e dos gerentes de projeto. Uma vez feito isso, certifique-se que os principais parâmetros-chave da linha de base são compartilhados com os executivos e repetidos em todas as oportunidades. Tente escolher uma variável que você torna o alvo principal de seu PMO, e que vai entregar em um tempo razoavelmente rápido – de preferência ligado a algumas oportunidades mais fáceis de alcançar. Com base nesta linha de base, você pode acompanhar as melhorias e progresso e usar este momento para continuar a exercer o apoio e envolvimento executivo.
Quanto à questão de marketing, comece a pensar sobre que garantia você tem, ou pode desenvolver, para continuar espalhando a mensagem de valor agregado que o PMO oferece. Comece com a sua comunidade – os gerentes de projeto – e os eduque para falarem o que o PMO representa e o que ele está entregando. Em seguida, vá mais fundo com seus patrocinadores e clientes. Não tenha medo de ficar repetindo a mensagem para se certificar de que atingiu o objetivo.
Como ponto de partida, tente este pequeno exercício. Considere a reputação de seu PMO entre os stakeholders. Liste os principais stakeholders e, em seguida, avalie a percepção deles do seu PMO. Agora, liste o material que você tem pronto – boletins, material promocional sobre escritórios de projetos, histórias de sucesso e assim por diante. Finalmente, desenvolva um plano de ação simples para envolver os stakeholders do PMO que não têm uma boa opinião do PMO ainda. Que material você pode usar e o que você precisa desenvolver para fazer isso acontecer?
E se você sentir que não está qualificado ou preparado para “comercializar” o PMO, considere que você quase certamente terá alguns especialistas por perto – em seu próprio departamento de marketing, por exemplo. Fale com eles, pois eles ficarão felizes em ajudá-lo.
Autor: Peter Taylor
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