A produtividade das reuniões de trabalho é provavelmente um dos temas mais debatidos nos mundos dos negócios. Faça uma busca no Google com “Produtividade de Reuniões de Trabalho” e você notará como o tema parece até já ter sido exaurido.
No entanto, o que presenciamos na realidade é que as reuniões continuam sendo normalmente improdutivas.
Muitas soluções já foram oferecidas: reuniões de pé, reuniões cronometradas, reuniões virtuais, modelos de planilhas, reuniões com mais elementos visuais, reuniões gerenciadas com aplicativos, etc.
Cada uma destas soluções tem seus méritos, e sua aplicação pode realmente ajudar a melhorar a dinâmica de uma reunião. No entanto, o fato é que nem todas as técnicas servem universalmente. Na prática, o que existem são algumas regras básicas que devem ser observadas em qualquer situação. Ao dominar estes conceitos básicos, os ganhos de produtividade nas reuniões serão imediatamente visíveis.
1. Apoio da Liderança.
Se a reunião terá participação ou é de especial interesse de alguém em nível hierárquico mais alto na organização, deve-se obter previamente um entendimento dele em relação aos objetivos da reunião, sua dinâmica, e os temas que serão tratados. Ignorar isto é aumentar o risco de que o executivo interfira no andamento da reunião e mude seu foco.
2. Gerenciamento do Tempo
O tempo da reunião deve ser seguido à risca, em respeito aos participantes. Deixar alguns esperando enquanto outros estão atrasados é uma exceção para os casos em que é impossível adiantar os temas sem os ausentes. O fim da reunião também deve ser pré-definido e seguido, para que todos consigam planejar seu dia adequadamente. Da mesma forma, o líder da reunião deve ter flexibilidade para saber situações em que é necessário fazer alterações no tempo (normalmente alongando mais a reunião), desde que esta continuidade seja crítica e exista um consenso entre os participantes.
3. Documentação
Deve haver um (e só um) responsável por documentar adequadamente a reunião. Não importa a forma ou o meio, desde que as discussões-chave, decisões, tarefas e responsáveis fiquem claramente identificados. Quem deve fazer isto normalmente não é líder da reunião, já que ele deve se concentrar em moderar o andamento da reunião. Deve ser alguém que tenha um conhecimento geral sobre os temas sendo discutidos e possa se concentrar em escrever.
4. Objetivo
O objetivo da reunião deve ser dito claramente pelo líder da reunião no começo e no final. No começo, para que todos estejam na mesma página em relação ao que estão fazendo lá. No final, para avaliar se o objetivo foi atingido, e se não foi, quais ações deverão ser tomadas. Algumas vezes também é necessário relembrar o objetivo no meio da reunião, caso as discussões saiam do rumo planejado.
5. Agenda de Temas
Deve-se ter uma agenda clara, pré-definida e divulgada antes de cada reunião. Com isto se perderá menos tempo em explicações básicas, todos virão mais preparados para as discussões.
6. Foco, com flexibilidade
Manter a concentração nos objetivos e temas planejados é fundamental para o sucesso de uma reunião. Cabo ao líder da reunião, e outras pessoas-chave presentes, garantir que o foco seja mantido. Assim como na administração do tempo, há que se ter um pouco de flexibilidade e definir com inteligência quando sair um pouco do foco é benéfico para o objetivo principal que está sendo discutido.
7. Participação
O número certo de pessoas em uma reunião é aquele que garanta que (i) todos os que devem fornecer informações importantes e tomar as decisões estarão presentes; (ii) nem uma pessoa a mais. Reuniões sem pessoas-chave do tema podem ser inócuas, e ter gente não diretamente vinculada ao tema participando é uma perda de tempo e energia.
Provavelmente nada do que disse será novidade para você. No entanto, faça o seguinte teste:
- leve um checklist destes 7 itens em suas próximas reuniões e veja quantos não foram cumpridos;
- avalie que impacto a ausência de alguns elementos teve no resultado da reunião;
- mude a forma de organizar e conduzir sua próxima reunião seguindo os 7 itens e avalie se houve ganho de produtividade e melhores resultados.
Nenhum comentário:
Postar um comentário