Este é o primeiro post com dicas para fazer reuniões mais eficientes. Esta série teve início com o artigo “Beabá das Reuniões” e com pesquisa sobre reuniões produtivas que realizamos com os leitores de O Gerente.
Ter o apoio da liderança para os objetivos de uma reunião cria uma base sólida para que as outras etapas se desenvolvam com fluidez. Os americanos possuem um termo bastante adequado para isto: “leadership buy-in“.
Este termo equivale a quando os cargos mais altos na hierarquia “compram uma idéia”. Se você quer que os participantes de uma reunião valorizem o que será discutido e tomem ações efetivas para cumprir o combinado, é fundamental a sensação de que o tema é importante para a organização, e não apenas para alguns indivíduos. Pior ainda, se o chefe demonstrar indiferença com o assunto, aí você realmente enxergará um esvaziamento das discussões e perda de interesse da equipe.
Na pesquisa que fizemos, apenas 38,73% dos respondentes disseram que o chefe sempre está por dentro dos temas das reuniões e aprovou seus objetivos. Na grande maioria dos casos, ou ele apenas sabe por cima o que acontece ou está totalmente por fora e acaba atrapalhando a reunião. Esta claramente não é uma situação favorável para conduzir uma reunião.
Mas como garantir que seu chefe se alinhe com os objetivos da reunião?
1) Valide
Muitas vezes estamos tão absorvidos em um tema que nos esquecemos de ter uma visão externa para garantir que aquilo que estamos desenvolvendo faz sentido. Discuta os objetivos da reunião não apenas para convencê-lo a apoiar, mas também para que estes objetivos sejam redirecionados para que surtam mais efeitos para a organização.
2) Simplifique
Quanto mais acima a pessoa está na hierarquia, menos ela terá tempo para discutir muitos detalhes. Você deve dominar a arte da simplicidade na comunicação, para que consiga explicar os objetivos e informações da reunião de forma estratégica/tática, para ajudar seu chefe lhe ajudar.
Ante da reunião, entregue a seu chefe um resumo didático dos temas da reunião e das principais informações de cada tema. Isto permitirá que ele participe de forma mais proativa e consiga realmente alavancar os resultados da reunião.
3) Crie oportunidades
Durante a reunião, é fundamental dar oportunidades para que o líder se manifeste e ajuste o rumo das discussões se for necessário. Normalmente isto acontece de forma natural, mas se um tema é excessivamente técnico, específico ou operacional, cabe a quem está coordenando a reunião puxar o tema para o lado tático/estratégico em determinados momentos para reinserir o líder na discussão.
4) Dê seguimento
Depois da reunião (ou em seu final), discuta com o líder se ele acredita que os objetivos foram atingidos e se tem alguma orientação adicional em relação às decisões que foram tomadas. Isto cria um clima de propriedade e responsabilidade de baixo para cima, que também ajuda na implementação das ações definidas.
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