Você sabe o que é uma agenda? Claro que sabe.
É aquele local onde são anotados nossos compromissos que tem dia e hora para serem cumpridos.
Reuniões profissionais, idas ao médico e ao dentista, reuniões de pais e mestres, período de férias, comemoração de aniversários e muitas outras coisas que tem dia e hora marcados constituem compromissos que devem ser agendados.
Simples assim.
A agenda é aquilo que vem em nosso auxílio e não algo que incomoda ou estorva a nossa vida. É aquilo que vive nos dizendo “nunca confie em sua memória para se lembrar de seus compromissos”. Além disso, ela substitui plenamente bilhetes, pedaços e guardanapos de papel, post its e papel de embrulho.
Uma agenda nos ajuda a ter uma visão clara de nossos compromissos e de uma forma organizada, ou seja, ela nos ajuda no planejamento das atividades e, como consequência, nos faz ter um bom desempenho, seja nos compromissos pessoais, seja nos compromissos profissionais.
Quanto mais formos pontuais no cumprimento daquilo que assumimos, mais mostraremos nosso caráter e nossa eficácia o se traduz em nos considerarem pessoas confiáveis. E, em um mundo extremamente mutável como o que vivemos, confiança é algo fundamental.
Existem pessoas que fazem da agenda um diário com anotações pessoais ou um livro com uma lista de tarefas onde TUDO a ser feito é previamente programado, como no exemplo abaixo:
Por mais perfeccionista que uma pessoa possa ser no que diz respeito à administração do seu tempo, certamente ela não conseguirá fazer as coisas de modo “tão certinho”.
Todos nós sabemos que o mundo globalizado exige das pessoas duas coisas fundamentais para uma administração do tempo: prontidão e flexibilidade. Prontidão para enfrentar os imprevistos, os “incêndios” que aparecem durante o dia. E flexibilidade para “desarranjarmos e rearranjarmos” a nossa agenda diária em função destes imprevistos.
Quem não está livre de um imprevisto? Imagine que você está em uma reunião importantíssima e recebe um recado que seu filho levou um tombo feio na escola e você precisa ir acudi-lo.
Neste exemplo sua agenda foi, literalmente, “para o espaço”.
Tenho visto e percebido que as pessoas estão tendo mais e mais coisas para fazer e querendo que sua agenda tenha mais e mais páginas.
O que elas não percebem é que uma agenda é uma ferramenta que nos ajuda a administrar melhor o nosso tempo.
Se na sua agenda falta espaço ou mais páginas provavelmente está lhe faltando tempo para atender todos os seus compromissos. E aí aparece o estresse, a ansiedade, a angústia e outros sentimentos negativos como a tristeza, a raiva, a culpa e a sensação de fracasso. E não adianta culpar sua agenda de ser a vilã ou a inimiga por você ter uma conduta falha com relação aos seus compromissos assumidos.
Para que sua agenda seja uma “agenda anti-estresse” é necessário que saibamos como planejar e organizar melhor o nosso tempo e a nossa energia.
Bem, a primeira coisa para que sua agenda seja “anti-estresse” é diferenciar agenda de lista de tarefas. Na agenda, relembro, vão os compromissos com dia e hora marcados. Na lista de tarefas inclui-se TUDO o que precisa ser feito. E, agora, o mais importante: é a partir da lista de tarefas que você monta a sua agenda.
Cada pessoa, ao olhar sua lista de tarefas, certamente classificará as coisas a serem feitas de acordo com sua urgência, sua prioridade, prazos de entrega, grau de dificuldade, etc.; enfim, aquilo que deve ser feito “para ontem”, o que pode ser feito a posteriori, o que poderá ser delegado e aquilo que você não vai fazer de jeito nenhum.
Deste modo, podemos organizar uma agenda “anti-estresse” com atividades diárias, semanais e mensais. Veja o exemplo: meu médico me solicitou uma série de exames (check up que faço anualmente e que todos deveriam fazer), mas sem urgência para serem realizados. Após consultar meus compromissos previamente agendados, marquei-os para daqui a cinco dias. Em resumo: eu tinha uma tarefa (fazer os exames) que, só depois, se tornou um compromisso.
Outro ponto importante para ter uma agenda “anti-estresse” é respeitar-se com relação ao seu tempo. Existem pessoas mais lerdas e outras mais rápidas. E isto é uma característica individual. Leve sempre isto em conta. Não queira ser mais rápido para mostrar serviço se você tem uma característica mais lenta. Não “queime o seu filme”. Aprenda a respeitar seu próprio tempo. Aprenda a respeitar seus limites.
Mas existem outros pontos para que sua agenda seja “anti-estresse”. São eles:
a) - embora muitas pessoas possam pensar que o uso de uma agenda vai tornar a pessoa uma escrava do tempo, na realidade é justamente o oposto: ela lhe dá o controle do seu tempo visto que você só vai se compromissar após planejar, organizar e priorizar o que precisa ser feito.
Veja uma situação corriqueira. Em função das demandas do mercado e sofrendo pressões por resultados, um profissional não organizado acaba não dando conta de suas tarefas porque não consegue estabelecer prazos e prioridades. Com isto não lhe sobra tempo para, por exemplo, estudar, fazer um curso ou buscar novos conhecimentos. Sua avaliação de desempenho e feedbacks serão ruins. Resultado: além de comprometer seus próprios resultados (e os da sua equipe) também terá comprometida sua saúde física e mental devido ao estresse, ao cansaço e ao desânimo.
b) - reserve na sua agenda um horário destinado às suas atividades que exigem maior concentração, como escrever artigos, elaborar relatórios, montar uma apresentação, etc. Nestes períodos, evite interrupções e dê um OFF ou DELETE em tudo que possa lhe tirar a concentração.
c) - nunca lote a sua agenda. É imperativo que haja espaços vazios para os imprevistos e “incêndios”. Infelizmente não temos como prever coisas e fatos inesperados. Por isso, tendo esta conduta, a agenda vai lhe ajudar a controlar o inesperado em vez de transformá-lo em um “bombeiro” ou “apagador de incêndios”.
Para o neurologista Paulo Breinin, “agenda lotada é sinal de preocupações a mais e o cansaço físico e mental delas proveniente pode afastar sua concentração, prejudicando as tarefas que precisam ser feitas. Para mais, isto provocar um efeito tal que você será sempre lembrado pelas falhas de alguém que está sempre cansado e não pela competência que você gostaria de mostrar”.
Aprenda a não se sobrecarregar. Por que marcar todos os seus compromissos na segunda-feira? Você ficará cansado e seu cérebro também.
d) - limite seu tempo de trabalho. Se for das 8 às 17 horas, assim deverá ser. Após o horário determinado, aprenda a dizer NÃO ao trabalho, desligue-se. O que você fizer a mais pode ser considerado hora-extra. E, talvez, você não será remunerado por elas.
e) - é você quem controla a sua agenda. Por isso é aconselhável divulgá-la entre seus colegas para que saibam os horários nos quais você estará mais disponível.
f) - faça de sua agenda um documento tão importante como seu RG e CPF e leve-a sempre consigo. Isto poderá ser um ótimo antídoto quando alguém lhe parar no meio do corredor e perguntar se você tem “dois minutinhos”. Estando com sua agenda e consultando-a, será fácil verificar sua disponibilidade naquele momento ou marcar um encontro para mais tarde.
Você como indivíduo (indivisível, único) deve “se” caber integralmente dentro da sua agenda. Não apenas como profissional, mas também como pai, esposo, amigo, e fazer as coisas que você tem vontade.
Sem esquecer que você tem corpo e mente. Reserve um tempo diário para você renovar e restaurar sua energia. E isto pode ser feito com uma atividade física, ioga, Tai Chi, ouvir música instrumental, tomar um banho relaxante, etc.
Não mal comparando, nos assemelhamos a um telefone celular que precisa se recarregar quando a bateria fica fraca ou acaba. Eles tem a vantagem de ter uma luz que se acende ou um alarme que toca nestas ocasiões, nós não.
Devemos sempre buscar o equilíbrio dos oito aspectos que cada Ser Humano possui perante a Vida. Se aprendermos a administrar nosso tempo, certamente seremos mais produtivos e menos estressados.
E será ela, a sua agenda, que vai se constituir em algo que vai lhe ajudar a encontrar este tempo e a viver de forma mais saudável e menos estressante.
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